Strukturierte Geschäfts- und Arbeitsabläufe sind der Motor eines erfolgreichen Unternehmens. Mithilfe einer modernen Unternehmenssoftware lassen sich papierbasierte Prozesse digitalisieren und jegliche Abläufe zentral verwalten. In diesem Ratgeber bekommen Sie drei leistungsstarke Softwarelösungen für kleine Unternehmen an die Hand.
Wozu wird eine Unternehmenssoftware benötigt?
Eine Unternehmenssoftware ist ein Zusammenschluss von Programmen zur Steuerung und Optimierung von Geschäftsprozessen in einem Unternehmen. Die Unternehmenssoftware besteht aus einzelnen Modulen, die über eine gemeinsame Datenbank miteinander verbunden sind. Mit der Implementierung in die betriebliche Infrastruktur haben Gründer und Unternehmer die Möglichkeit, sämtliche Prozesse oder bestimmte Teilbereiche gezielt zu verbessern. Die Nutzung erstreckt sich über ein breit gefächertes Einsatzspektrum, beginnend bei der Kundenverwaltung über die Buchhaltung bis hin zu Zeitmanagement und Ressourcenoptimierung. Beim Kauf einer Unternehmenssoftware besteht die Wahl zwischen vorgefertigten Programmen mit verschiedenen Preistarifen und individualisierten Produktlösungen. Die letzte Variante ist eine individuell entwickelte Softwarelösung, deren Leistungsprofil in vollem Umfang auf die Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten ist.
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Tätigkeitsfeld und Branche
Längst hat die Digitalisierung Einzug in das Unternehmertum gefunden und gewinnt zunehmend an Attraktivität. Eine branchenspezifische Unternehmenssoftware ermöglicht die zeitsparende Verwaltung von Geschäftsprozessen. Je nach Bedarf gibt es umfangreiche All-in-One-Lösungen oder einzelne Module in Form von eigenständigen Programmen. Somit sind einzelne Teilbereiche vom Sekretariat über Produktion bis hin zu Logistik und Vertrieb digital steuerbar. Grundlegend gilt es zwischen dem Enterprise-Resource-Planning-System (ERP-System) und dem Customer-Relationship-Management (CRM-System) zu unterscheiden. Die Geschäftsanwendungen von ERP-Systemen sind auf eine effiziente Abwicklung aller wichtigen Kernprozesse ausgerichtet.
Dabei stehen Aspekte wie Finanzverwaltung, Personalwesen, Einkauf, Fertigung, Logistik und Qualitätsmanagement im Vordergrund. Durch ein ERP-System ergibt sich neben einer erhöhten Produktivität mehr Transparenz und ein schnelleres Reporting mit Echtzeitinformationen. Obwohl diese Art von Unternehmenssoftware für alle Branchen zur Verfügung steht, profitieren vor allem Dienstleistungs- und Versorgungsunternehmen im Groß- und Einzelhandel von den Vorteilen. Für die Bereiche Marketing, Vertrieb und Service sind CRM-Systeme vorgesehen. Diese kommen im Bereich der Kundenverwaltung zum Einsatz und richten sich an Unternehmer, die ihre Kundenbeziehungen verbessern und auf ein neues Level heben möchten.
Die wichtigsten Funktionen eines CRM-Systems konzentrieren sich unter anderem auf Kommunikationskanäle sowie die Umsetzung von Marketingstrategien und die Analyse von Kundendaten. Darüber hinaus steht die Kundenakquise und Pflege von vorhandenen Kundenbeziehungen im Vordergrund. Genau wie bei ERP-Systemen dient eine zentrale Datenbank zur Speicherung von Betriebsdaten und Konfigurationsmustern.
Kundenverwaltung
Die Kundenverwaltung sowie das Kundenstammmanagement beschreiben die Organisation von Kunden und Lieferanten im Rahmen einer digitalen Akte. Der Einsatz einer modernen CRM-Software unterstützt Sie bei der Verwaltung von Kontaktdaten und bietet die Möglichkeit, Projekte, Dienstleistungen und Fahrtrouten an einem Ort zu speichern. Somit ist ein zeitsparender Zugriff auf wichtige Unternehmensdaten gewährleistet, wodurch undurchsichtige Papierberge der Vergangenheit angehören. Die digitalen Kundenakten sind auf die jeweilige Branche individualisierbar und lassen sich mit unterschiedlichen Schnittstellen wie Adressbücher, Belege, Kalender oder Statistiken bestücken. Zur Standardausrüstung zählt ein E-Mail-Client, mit dem Sie eine automatisiere Zuordnung von E-Mails und Korrespondenzen einrichten können.
Auftragsmanagement
Das Auftragsmanagement konzentriert sich auf die Abwicklung von Bestellprozessen und die ordnungsgemäße Bereitstellung von Waren und Dienstleistungen. Eine Auftragsmanagement-Software ermöglicht die zentrale Erfassung und Steuerung aller Auftragsinformationen per Mausklick. Die Auftragsabwicklung ist in verschiedene Segmente von der Annahme des Auftrags über die Erfassung von Kundendaten bis hin zur Auslieferung der Waren unterteilt. Die entsprechenden Aufgaben lassen sich mit den zuständigen Unternehmensbereichen wie Vertrieb, Buchhaltung, Logistik und Projektcontrolling innerhalb einer einzigen Benutzeroberfläche verknüpfen. Das Ziel solcher Anwendungen ist es, den Auftrag vollständig nach den Wünschen des Kunden durchzuführen.
Diese Programme sind beliebt
Der Markt bietet eine umfangreiche Auswahl an leistungsstarken Tools, welche auf die Optimierung von unterschiedlichen Prozessstrukturen ausgerichtet sind. Allerdings ist nicht jede Software für jedes Unternehmen eine sinnvolle Lösung. Beispielsweise stellt ein Start-up mit einer Handvoll Mitarbeitern andere Anforderungen als ein mittelständisches Unternehmen mit einer Personalstärke zwischen 50 – 100 Angestellten. Um die richtige Entscheidung treffen zu können, sollten Sie vorab alle Probleme innerhalb der betrieblichen Infrastruktur definieren. Im Fall einer chaotischen Buchhaltung, bei unsystematischen Vertriebsprozessen oder wenn eine unpräzise Kundenakquise das Marketing-Geschehen prägt, sollte die Unternehmenssoftware über entsprechende Module zur Optimierung dieser Bereiche verfügen. Die folgende Übersicht präsentiert drei Anbieter, deren Unternehmenssoftware für kleine Unternehmen ideal geeignet ist.
Zoho One
Eine beliebte Unternehmenssoftware für kleine Unternehmen ist das Programm Zoho One. Dabei handelt es sich um ein integratives Betriebssystem. Die Funktionalität von Zoho One basiert auf einem CRM-System mit mehr als 35 Modulen. Die verifizierte End-to-End-Software erleichtert die Kundenbindung und bietet die Möglichkeit, konversionsstarke Marketing-Kampagnen einzurichten. Durch die Importfunktion lassen sich Lead-Listen, Tabellen und Formulare mit wenigen Klicks in die Software einfügen. Neben Standardfunktionen wie automatische Rechnungsstellungen, Inventarverwaltung und Finanzmanagement profitieren Sie von über 500 vorgefertigten Executive-Dashboards.
Da die Mitarbeiter in einem Unternehmen das wertvollste Gut sind, ist Zoho One mit einer breiten Palette an Tools für ein effektives Mitarbeitermanagement ausgerüstet. Darüber hinaus zeichnet sich die Anwendung durch eine benutzerfreundliche Designbeschaffenheit und einen kompetenten Kundendienst aus. Dieser steht Ihnen 24 Stunden von Montag bis Freitag beratend zur Seite. Aufgrund dessen, dass die Software in 26 Sprachen zur Verfügung steht, ergibt sich ein hohes Maß an Flexibilität, wenn ein Beschäftigungsverhältnis mit anderssprachigen Mitarbeitern besteht. Alle Grundfunktionen lassen sich im Rahmen einer unverbindlichen Testversion innerhalb von einem Monat gebührenfrei testen. Bei Interesse haben Sie die Möglichkeit, ein kostenloses Beratungsgespräch mit einem fachkundigen Mitarbeiter zu vereinbaren.
Sage
Eine weitere Unternehmenssoftware für kleine Unternehmen ist das cloudbasierte ERP-System Sage. Bei diesem Programm treiben Sie Ihr Umsatzwachstum in Kombination mit einem effizienten Zeitmanagement voran und profitieren von einer breit gefächerten Palette an Funktionen. Sage stellt drei Softwaremodelle zur Verfügung, von denen die 50cloud die Ansprüche von kleinen Unternehmen in vollem Umfang abdeckt. Das Leistungsspektrum von Sage100cloud Plus und Sage X3 befriedigt die Bedürfnisse von mittelständischen Unternehmen. Die 50cloud bietet Ihnen die Möglichkeit, die Verarbeitung von warenwirtschaftlichen Prozessen sowie die Auftragsabwicklung und die Buchhaltung innerhalb einer benutzerfreundlichen Oberfläche zu verwalten.
Je nach Tätigkeitsfeld stellt das Team von Sage branchenspezifische Softwarelösungen bereit. Demnach besteht das Sortiment aus Kategorien wie Handel, produzierendes Gewerbe, Handwerk, öffentliche Verwaltung und Dienstleistungen. Als gesonderter Bereich steht eine intelligente HR-Software für Gesundheit- und Sozialwesen inklusive Personalverwaltung und Lohnabrechnungsservice bereit. Das Ziel von Sage 50 ist es, alle Geschäftsprozesse vom Sekretariat über die Produktion und Lagerverwaltung bis zu Finanz- und Rechnungswesen zentral zu steuern. Der Vorteil einer akkuraten Finanzverwaltung ist, dass Sie alle Unternehmenskennzahlen jederzeit im Blick haben.
Zusätzlich lassen sich drohende Liquiditätsengpässe frühzeitig erkennen und vermeiden. Neben den Grundfunktionen ist das Programm über den Cloud-Marktplatz mit zusätzlichen Funktionen erweiterbar. Bei Sage genießen Sie ein hohes Maß an Datensicherheit und können mithilfe des Backup-Systems eine Sicherung aller Datenbanken und Konfigurationen anlegen. Die Plattform können Sie 30 Tage lang kostenlos testen und erhalten bei Bedarf persönliche Unterstützung durch ein fachkompetentes Expertenteam.
HubSpot
Hubspot ist eine leistungsstarke CRM-Plattform mit personalisierbaren Datenbanken für die Verwaltung von Leads und den Aufbau von profitablen Kundenbeziehungen. Der Funktionsapparat von HubSpot stützt sich auf ein umfangreiches Arsenal an Tools im Bereich Marketing, Vertrieb, Kundenservice und Content-Management. Mithilfe von skalierbaren Inbound-Marketingstrategien lassen sich bestimmte Bereiche wie Trafficsteigerung und Leadgenerierung automatisieren und verbessern.
Die Performance der eingesetzten Marketingfeatures ist durch detailreiche Bericht- und Analysefunktionen exakt messbar. Wenn E-Mail-Marketing ein Bestandteil in Ihrem Unternehmen ist, unterstützt Sie HubSpot mit konfigurierbaren E-Mail-Vorlagen und den dazugehörigen Tracking-Modulen. Darüber hinaus befinden sich Formulare und Baukästen für den Aufbau von Landingpages an Bord der Software. Der Einsatz dieser Werkzeuge ermöglicht ein zeitsparendes Content-Management zur Erstellung von Newslettern oder Verkaufsfunnels.
Im Bereich der Kundenbetreuung bietet die Software die Möglichkeit, automatisierte Live-Chats inklusive Chatbots einzurichten, um für den Kunden ein komfortables Nutzungserlebnis zu kreieren. Ein praktisches Feature im Bereich der Datensynchronisierung ist das Operations Hub. Diese Funktion verfügt über eine Schnittstelle, um die Programme von Drittanbietern mit HubSpot zu verbinden. Des Weiteren befinden sich visuelle Sales-Pipelines, Umsatzprognosen und Ticketsysteme inklusive Customer-Success-Manager an Bord. Die All-in-one-Software steht im Rahmen einer gebührenfreien Demoversion zum Testen bereit.
Fazit
Die Verwendung einer Unternehmenssoftware resultiert je nach Einsatzbereich in einem effektiveren Zeitmanagement, einer höheren Gewinnspanne oder einer effizienteren Personalführung. Bevor es zur Anwendung einer solchen Softwarelösung kommt, sollte deren Einsatzbereich klar definiert sein. Damit Sie die richtige Wahl treffen, ist es ratsam, das Preis-Leistungs-Verhältnis von unterschiedlichen Softwarelösungen im Vorfeld miteinander zu vergleichen.
