Die Reisekostenabrechnungen sind für ein Unternehmen immens wichtig. Allerdings ist die Verwaltung und das Sammeln der Belege aufwändig. Mitarbeiter müssen auf die Pflichtangaben achten und in der Buchhaltung muss jeder einzelne Eintrag kontrolliert werden. Für die Verwaltung können Sie auch eine Reisekostenabrechnung Software nutzen. Das Praktische an einer Reisekostenabrechnung Software ist, dass Sie aus Voreinstellungen wählen können.
Software auf dem neuesten Stand
Zudem beinhalten die Softwareprogramme die aktuellen Pauschalen und Steuerbeträge. Die Verwaltung und Dokumentation der Reisenebenkosten kann schneller und effektiver durchgeführt werden. Die manuelle Erfassung und Dokumentation der Reisekostenabrechnung sind fehleranfällig und kann mehrere Stunden dauern. Bei der Datenerfassung werden alle Belegdaten und Reisekosten berücksichtigt und die Abläufe transparent gestaltet. Die Software bietet Ihnen auch mehr Spielraum und Flexibilität für die Datenerfassung und Datenbearbeitung. Sie können ein digitales Fahrtenbuch über das Firmenfahrzeug führen.
Außerdem können Sie die Reisedaten einem Außendienstmitarbeiter genau zuordnen. Durch die schnelle Bearbeitung erhalten Ihre Außendienstmitarbeiter auch schneller Ihre Spesen. Alternativ können sich Unternehmen auch für einen Sekretariatsservice entscheiden. Die Reisekostenabrechnung wird dann an den Sekretariatsservice ausgelagert. Hier kümmern sich Fachkräfte um die Dokumentation und Verwaltung der einzelnen Abläufe. Im Folgenden erfahren Sie mehr über eine Reisekostenabrechnung Software und worauf Sie besonders achten müssen.
Was ist eine Reisekostenabrechnung?
In einer Reisekostenabrechnung werden alle Reisekosten einer Firma und der Außendienstmitarbeiter erfasst und dokumentiert. Dienst- und Geschäftsreisen können hohe Kosten verursachen und sollten detailliert erfasst werden. In der Reisekostenabrechnung finden Sie Daten über den Verpflegungsmehraufwand, die Übernachtungskosten, die Fahrtkosten und die Reisenebenkosten. Für die Erfassung einer Dienstreise muss der Außendienstmitarbeiter die Stadtgrenze verlassen. Ansonsten dürfen Firmen die Arbeitszeit und die Anreise nicht als Dienstreise verbuchen. Klassische Beispiele für eine Geschäfts- oder Dienstreise sind Reisen zu einem Unternehmensstandort, Reisen zu einem Kongress, zu einer Schulung oder einer Messe oder Fahrten im Außendienst.
Fahrtkosten
Wenn der Mitarbeiter keinen Firmenwagen nutzt, entstehen Fahrtkosten. Hierbei sollten alle Ausgaben auf der Hin- und Rückfahrt genau dokumentiert werden. Hierzu zählen auch kleine Fahrten vor Ort mit dem Taxi, den öffentlichen Verkehrsmitteln, einem Mietwagen oder dem Privatwagen des Außendienstmitarbeiters. Wenn der Mitarbeiter die Fahrtkosten genau nachweisen kann, werden die Kosten zu 100 Prozent von der Firma erstattet.
Übernachtungskosten und Verpflegungsmehraufwand
Zu den Übernachtungskosten zählen alle Kosten, die für ein Appartement oder ein Hotel entstehen. Bei dem Verpflegungsmehraufwand erhalten die Mitarbeiter jeden Tag einen Betrag X (maximal 28 EUR) für Essen und Trinken.
Reisenebenkosten
In den Reisenebenkosten finden Sie alle anderen Aufwendungen und Koste, die auf der Dienst- oder Geschäftsreise entstehen. Hierzu zählen Mautgebühren, Trinkgelder, Eintrittskarten für Ausstellungen oder Messen, Telefonkosten, Parkgebühren und andere Kosten im Hotel/Appartement.
Warum ist es wichtig, eine Reisekostenabrechnung zu erstellen?
Die Reisekostenabrechnung ist wichtig für die Steuererklärung. Reisekosten der Mitarbeiter für eine dienstliche Reise können geltend gemacht werden. Es ist jedoch wichtig, dass alle Daten und Belege detailliert erfasst und dokumentiert werden. Die Reisekostenabrechnung dient als Beweis, in der alle relevanten Kosten und Aufwendungen einer Dienstreise aufgeführt sind. Natürlich müssen die entsprechenden Belege und Nachweise der Abrechnung beigefügt werden.
Diese Software eignet sich
Für die Reisekostenabrechnung können Sie eine passende Reisekostenabrechnung Software nutzen. Die Software erleichtert den Unternehmen die Erfassung und die Dokumentation der Daten. Unternehmen mit vielen Außendienstmitarbeitern sollten über die Einführung einer passenden Software Wert legen, um den Bearbeitungsaufwand zu reduzieren.
Vorteile einer Reisekostenabrechnung Software
Die meisten Softwareprogramme sind einfach zu bedienen und haben einen übersichtlichen Aufbau. In den Softwareprogrammen finden Sie aktuelle Berechnungswerte, Steuersätze und Pauschalen. Sie müssen die aktuellen Steuerbeträge nicht mehr nachschlagen und in die Software eintragen. Einzelne Belege können schnell und einfach erfasst werden. Bei Auslandsreisen sollten Sie sich für eine Software entscheiden, mit der Sie auch andere Währungen problemlos in die Software eintragen können. Die Abrechnungen sind übersichtlich und auch von Laien zu verstehen. Viele Softwareprogramme sind kompatibel mit anderen Tools und Sie können bei Bedarf die Belege und Daten mit Ihrem Steuerberater oder Buchhalter teilen. In den folgenden Abschnitten werden einzelne Programme und Tools näher beschrieben.
Lexware
Lexware ist eine innovative Software, mit der Sie die Reisekostenabrechnung einfach, schnell und präzise erstellen können. Das Praktische an der Software ist, dass Sie die Abrechnung in drei Schritten erstellen können. Als Erstes muss für den Außendienstmitarbeiter ein Profil erstellt werden. Hier können Sie dann die Reisedaten, Kosten und Belege einfach erfassen und dokumentieren. Die Abrechnung erfolgt dann automatisch.
DATEV
DATEV ist eine weitere Reisekostenabrechnung Software. Hier können Sie die Reisekosten und Reisedaten Ihrer Mitarbeiter einfach erfassen und in der Cloud speichern. In der Software können Sie Freigabe- und Genehmigungsprozesse nach Belieben einrichten. DATEV besitzt Schnittstellen zu anderen Programmen. So können Sie die Reisekostenabrechnung einfach in ein Programm im Rechnungswesen einpflegen und bearbeiten.
Yokoy Trips
Unternehmen können auch Yokoy Trips für die Reisekostenabrechnung benutzen. Das Praktische an Yokoy Trips ist, dass Ihre Mitarbeiter alle Kosten am Reiseziel selbst erfassen können. Über die Software wird dann die Tagespauschale oder das Kilometergeld direkt eingerechnet. Bei Bedarf können Sie weitere Tools in die Software mit integrieren. So können weitere Prozesse und Abläufe automatisiert und digitalisiert werden.
Die Berechnung der genauen Reisekosten erfolgt transparent in Echtzeit. Besonders praktisch ist die Foto-Funktion von Yokoy Trips. So können die Mitarbeiter eine Quittung oder einen Beleg einfach fotografieren und in die Software hochladen. Die Software ist KI-gestützt und das Dashboard ist übersichtlich. Alle Pauschalen und Steuerbeträge sind in der Software hinterlegt und werden an das jeweilige Land angepasst. Alle Prozesse werden transparenter und Sie können effektiv Zeit sparen.
N2F
Ein weiteres Reisekostenabrechnung Tool ist N2F. Unternehmen können die Reisekosten und andere Aufwendungen digital erfassen und einfach verwalten. Die Belege, Quittungen und Spesenabrechnungen lassen sich dank der Smart-Scan-Funktion einfach und sicher erfassen. Die Mitarbeiter müssen mit der Kamera des Smartphones ein Foto des Belegs erstellen.
Alle weiteren Schritte erledigt die Software. In einer Sekunde hat N2F die Spesen, das Essen, die Treibstoffmenge, die Umsatzsteuer, den Betrag und das aktuelle Datum erfasst. Bei N2F werden die Pauschal- und Steuerbeträge regelmäßig aktualisiert. Sie haben auch die Möglichkeit, die Software mit Google Maps zu verknüpfen. Die Erfassung erfolgt digital und Unternehmen können auf Papierbelege verzichten. N2F gibt es auch als App für das Smartphone. So können Ihre Mitarbeiter alle anfallenden Reisekosten schnell und einfach mit dem Smartphone erfassen und verwalten.
HRworks
Mit HRworks können Sie die Reisekosten digital planen, prüfen, organisieren und verwalten. Der gesamte Abrechnungsprozess wird beschleunigt. Die Buchhaltung und Ihre Mitarbeiter werden bei der Erfassung und Dokumentation entlastet. HRworks hat auch eine Funktion, mit der Sie die Belege automatisch erkennen können. Das Reisemanagement lässt sich transparenter gestalten und es existieren Schnittstellen zu anderen Programmen und Systemen.
Wie bei den anderen Programmen werden die Belege über die Kamera des Smartphones erfasst und in die App hochgeladen. Die App ist übersichtlich und kann auch von Laien bedient werden. Relevante Daten werden aufbereitet und automatisch an die Buchhaltung weitergeleitet. Die Software erkennt auch komplizierte und unübersichtliche Belegdaten. Die Geschäftsführung oder die Buchhaltung kann die Daten transparent einsehen. Bei Bedarf können Genehmigungsprozesse erstellt werden.
